Déclaration de protection de la vie privée (RGPD)

Dernière mise à jour : 06/01/2026

MINE Finance accorde beaucoup d’importance à la protection des données à caractère personnel qu’elle est amenée à traiter en tant que responsable du traitement dans le cadre de ses activités.

Les données à caractère personnel que nous traitons peuvent vous concerner en tant que client de la Fiduciaire, mais aussi en tant que relation d’affaires de nos clients (si vous êtes un fournisseur ou un client de notre client, par exemple).

De manière générale, MINE Finance traite de nombreuses données dont certaines sont des données à caractère personnel ; ceci à des fins de gestion de la relation client. Ce traitement est basé sur la nécessité contractuelle ainsi que l’intérêt légitime de MINE Finance.

La présente a pour objet de fournir aux personnes concernées par ces traitements les informations requises par la réglementation applicable et notamment par le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (« RGPD »).

Sommaire

I. Identité et coordonnées du responsable du traitement des données à caractère personnel

MINE Finance SRL, représentée par ACEBES MARTINS SRL, représentée par ACEBES Miguel-Angel – Administrateur, est responsable de certains traitements de données à caractère personnel qu’elle effectue dans le cadre de ses activités de comptabilité, fiscalité et de conseil fiscal.

Siège social : Schoolstraat 5, 1780 Wemmel (Belgique)

BCE : BE 0780.594.335 – ITAA : 52.378.178

II. Finalités du traitement des données à caractère personnel

2.1. Principes

Pour chaque traitement, seules les données pertinentes à la poursuite de la finalité en cause sont traitées. Le traitement consiste en toute opération (manuelle ou automatisée) sur une donnée personnelle. Ces données ne seront transmises qu’aux sous-traitants, aux destinataires et/ou aux tiers pour autant que nécessaire dans le cadre des finalités précitées.

2.2. Finalités

A. Application de la loi du 18 septembre 2017 (AML)

  • En application de l’article 26 de la loi du 18 septembre 2017, la Fiduciaire collecte des données d’identification concernant les clients et leurs mandataires (nom, prénom, date/lieu de naissance, coordonnées, document d’identité et copie).
  • En application de l’article 26, la Fiduciaire collecte des données concernant les bénéficiaires effectifs (nom, prénom et, dans la mesure du possible, date/lieu de naissance et adresse).

Le traitement de ces données à caractère personnel est une obligation légale. Sans ces données, nous ne pouvons pas conclure de relation d’affaires (notamment art. 33 de la loi du 18 septembre 2017).

B. Obligations vis-à-vis des autorités

Traitements requis par des obligations légales/réglementaires (notamment fiscales et sociales) ou décisions judiciaires, ou dans le cadre de la défense d’un intérêt légitime, notamment si les lois fiscales (listings TVA, fiches fiscales...) et sociales actuelles et futures nous contraignent à traiter des données à caractère personnel dans le cadre de la mission dont nous avons été chargés. Sans ces données, nous ne pouvons pas conclure de relation d’affaires.

C. Exécution du contrat (services comptables, fiscaux et de conseil)

Le traitement des données à caractère personnel concerne les données des clients eux-mêmes, de leurs membres du personnel, de leurs administrateurs, ainsi que d’autres personnes impliquées dans leurs activités (clients, fournisseurs, etc.). À défaut de communication et de traitement de ces données, nous ne sommes pas en mesure de mener à bien notre mission.

D. Communication via AdminPulse

La prospection directe se déroule via notre logiciel de gestion administrative, AdminPulse, pour procéder à des mailings uniquement lorsque nous devons transmettre des informations légales que nous considérons pertinentes pour votre dossier. Si vous avez des questions ou des préoccupations, n’hésitez pas à nous contacter.

2.3. Concrètement

  • établir et mener la relation contractuelle avec le client ;
  • analyser, adapter et améliorer le contenu du site web du cabinet ;
  • exécuter la mission ;
  • permettre au client de recevoir des communications et des informations ;
  • répondre aux demandes d’informations ;
  • pour toute activité de communication par le cabinet aux clients ayant donné leur accord ;
  • informer les clients de tout changement sur le site web du cabinet et ses fonctionnalités et sur les conditions générales ;
  • pour toute autre raison à laquelle le client a expressément consenti.

2.4. Bases juridiques

  • (i) le consentement du client (retirable à tout moment) ;
  • (ii) l’exécution d’un contrat / mesures précontractuelles ;
  • (iii) une obligation légale ;
  • (iv) l’intérêt légitime du cabinet (avec équilibre proportionné).

2.5. Traitement des enregistrements téléphoniques

Dans le cadre du suivi des dossiers et de l’amélioration du service, le cabinet peut enregistrer certains appels téléphoniques entrants. Ces enregistrements sont conservés dans la boîte mail générale Outlook. Lorsqu’un enregistrement est pertinent pour un dossier, il peut être transféré dans le dossier courant du client. Le cabinet ne dispose pas d’un système de suppression automatique ; les enregistrements sont supprimés manuellement lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.

Lorsque l’enregistrement (ou son résumé) est joint à un e-mail synchronisé dans AdminPulse, cet élément est alors également traité dans AdminPulse en tant qu’élément du dossier client.

III. Quelles données à caractère personnel et de qui ?

Dans le cadre des finalités mentionnées au point II, le cabinet est autorisé à traiter notamment :

  • données d’identification et de contact (nom, prénom, état civil, date de naissance, adresse, employeur, titre, téléphone, e-mail, numéro national, numéro d’entreprise) ;
  • données biométriques/justificatifs (copie eID/passeport) ;
  • informations bancaires nécessaires à l’exercice de la mission (IBAN, BIC/SWIFT) ;
  • informations de facturation ;
  • communications entre le client et le cabinet ;
  • pour l’IPP via Tax-on-web : données pouvant inclure enfants, affiliation syndicale ou à une organisation politique, données médicales, lorsque nécessaires.

Toute autre donnée personnelle requise afin de pouvoir exécuter la mission.

3.1. Données non fournies directement par la personne concernée

Le cabinet traite des données à caractère personnel transmises par le client et concernant ses salariés, administrateurs, clients et fournisseurs.

3.2. Données non fournies directement par le client

Les données à caractère personnel peuvent provenir de sources publiques (Banque-Carrefour des entreprises, Moniteur belge, Banque nationale de Belgique – Centrale des bilans) ou d’intervenants liés au dossier (juridictions, huissiers, notaires, administrations, clients/fournisseurs, etc.).

IV. Destinataires des données

4.1. Communication à des tiers autres que des prestataires de services

Le cabinet peut transmettre les données à caractère personnel à la demande de toute autorité légalement compétente ou de sa propre initiative, s’il estime de bonne foi que la transmission de ces informations est nécessaire afin de respecter la loi ou la réglementation ou afin de défendre et/ou de protéger les droits ou les biens du cabinet, de ses clients, de son site internet et/ou de vous-même.

4.2. Communication à des prestataires de services (sous-traitants)

Le cabinet fait appel à des prestataires de services agissant en tant que sous-traitants au sens de l’article 28 du RGPD. Ces prestataires traitent des données à caractère personnel pour le compte du cabinet et exclusivement selon nos instructions, avec un niveau de sécurité adapté.

IV.2.1 AdminPulse (Wolters Kluwer – Entrust IT)

  • gestion administrative et organisationnelle des dossiers,
  • synchronisation automatique des e-mails (y compris pièces jointes),
  • stockage et centralisation des communications,
  • gestion documentaire,
  • workflows, tâches et contacts,
  • documentation interne liée au traitement des dossiers.

Les données y enregistrées sont stockées au sein de l’Union européenne. Aucun transfert hors UE n’est réalisé. AdminPulse est tenu contractuellement à la confidentialité, à la sécurité, et à la non-utilisation des données à d’autres fins que celles du cabinet.

IV.2.2 Autres prestataires de services agissant en qualité de sous-traitants

Outre AdminPulse, le cabinet recourt notamment aux catégories de sous-traitants suivantes :

a) Logiciels comptables, fiscaux et de gestion

  • ClearFacts
  • WinBooks
  • BOB 50
  • Silverfin
  • Odoo
  • Twinntax

b) Outils de communication, de collaboration et de bureautique (cloud)

  • Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Word, Excel, PowerPoint – version cloud)
  • Slack

c) Téléphonie, réunions et enregistrements

  • Wildix
  • Leexi

d) Hébergement, site internet et infrastructure

  • OVH (hébergement des serveurs et données)
  • WordPress (site web du cabinet, formulaires de contact)

e) Prestataires informatiques et de maintenance

  • MISDATA (maintenance BOB 50)
  • MACloud Connect (maintenance cloud)
  • SKYDOO (maintenance WinBooks et périphériques)
  • RICOH (maintenance scanners et imprimantes)

Le cabinet peut également recourir, de manière exceptionnelle, à des prestataires informatiques externes intervenant ponctuellement. Toute intervention de ce type est strictement encadrée, limitée dans le temps, tracée et, lorsque requis, réalisée avec l’accord préalable du client.

f) Facturation électronique – réseau Peppol (émission des factures du cabinet)

Dans le cadre de la facturation de ses propres prestations, le cabinet peut émettre des factures électroniques à destination de ses clients via le réseau Peppol, au moyen de son identifiant Peppol référencé dans le Peppol Directory.

Dans ce contexte, le réseau Peppol constitue un canal de transmission des factures électroniques. Les données traitées sont limitées à celles nécessaires à la facturation et à l’exécution du contrat (données d’identification, coordonnées professionnelles et informations de facturation).

Ce traitement repose sur l’exécution du contrat et, le cas échéant, sur le respect des obligations légales applicables en matière de facturation électronique.

4.3. Transfert vers un pays en dehors de l’espace économique européen (EEE)

Le cabinet n’opère de transfert de données vers un pays en dehors de l’espace économique européen que lorsque ce pays assure un niveau de protection adéquat au sens de la législation en vigueur ou dans les limites permises par la législation en vigueur, par exemple en assurant la protection des données par des dispositions contractuelles adaptées.

V. Mesures de sécurité

Le cabinet a pris les mesures organisationnelles et techniques appropriées concernant la collecte et la conservation des données afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque et d’empêcher, dans toute la mesure du possible : l’accès ou la modification non autorisée, l’usage inadéquat ou la divulgation, la destruction illégale ou la perte accidentelle des données.

Ces procédures s’appliquent également aux sous-traitants. Les employés, associés ou collaborateurs du cabinet soumis à une obligation stricte de confidentialité.

VI. Durée de conservation

6.1 Données à caractère personnel à conserver au titre de la loi du 18 septembre 2017 (AML)

Conformément aux articles 60 et 62 de la loi du 18 septembre 2017, ces données à caractère personnel sont conservées au maximum dix ans après la fin de la relation professionnelle ou d’une opération occasionnelle.

6.2 Autres données à caractère personnel

Les données à caractère personnel qui ne sont pas visées ci-dessus ne sont conservées que pendant les durées prévues par la législation d’application (comptable, fiscale et sociale), sauf conservation plus longue requise par une législation spécifique ou en cas de litige.

6.3 Effacement

Une fois les durées de conservation expirées, les données à caractère personnel sont effacées, hormis si une autre législation prévoit une durée de conservation plus longue.

VII. Droits d’accès, rectification, effacement, portabilité, opposition

Conformément au RGPD, le client dispose notamment des droits suivants, dans les limites prévues par la loi : droit d’être informé, droit d’accès, droit de rectification, droit d’opposition, droit à la limitation, droit à l’effacement, droit à la portabilité, droit de réclamation.

Exercice des droits :
Monsieur Miguel ACEBES
Rue de l’école 5 – 1780 WEMMEL
Tél : +32 (0)2 851 77 70
E-mail : acebes@minefinance.be

7.2 Données AML (limitations possibles)

En application de la loi du 18 septembre 2017, certains droits peuvent être limités dans les conditions prévues par la législation applicable. Le cas échéant, la personne concernée peut s’adresser à l’Autorité de protection des données.

VIII. Plaintes

Vous pouvez introduire une plainte relative au traitement des données à caractère personnel par notre cabinet auprès de l’Autorité de protection des données (APD) :

Autorité de protection des données (APD)
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be

IX. MINE Finance en tant que sous-traitant

En ce qui concerne les données à caractère personnel traitées par MINE Finance dans le contexte de la prestation des services, la Fiduciaire peut être qualifiée de « sous-traitant » et le client de « responsable du traitement ». MINE Finance s’engage à traiter les données conformément aux instructions du client et à la réglementation applicable.

 

X. Cookies et technologies similaires

Le site internet du cabinet utilise des cookies et des technologies similaires afin d’assurer son bon fonctionnement, d’améliorer l’expérience utilisateur et, le cas échéant, de mesurer l’audience du site.

Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site sont déposés sur la base de l’intérêt légitime du cabinet et ne requièrent pas le consentement de l’utilisateur.

Les autres cookies (notamment de mesure d’audience ou de fonctionnalités optionnelles) ne sont déposés qu’après obtention du consentement préalable de l’utilisateur, conformément à la législation applicable en matière de protection de la vie privée et de communications électroniques.

Lors de sa première visite sur le site, l’utilisateur est informé de l’utilisation de cookies via un bandeau dédié et peut accepter, refuser ou paramétrer les cookies non essentiels.

L’utilisateur peut à tout moment modifier ses préférences en matière de cookies via le lien prévu à cet effet ou via les paramètres de son navigateur.

Pour plus d’informations sur les cookies utilisés et leur durée de conservation, l’utilisateur est invité à consulter la politique de cookies disponible sur le site.

 

IX. Mises à jour et modifications

En informant les clients via le site web du cabinet ou par e-mail, le cabinet peut modifier et adapter la présente déclaration, notamment pour se conformer à toute nouvelle législation et/ou réglementation applicable, aux recommandations de l’Autorité de protection des données, ainsi qu’aux bonnes pratiques et décisions applicables.

La version publiée sur le site internet fait foi.

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